Termes de référence

Elyth® Academic Publishing™ désire envoyer aux Personnalités d’Elyth®, des courriers personnalisés pour participer au lancement du nouveau livre Théorie et Pratique … . Les caractéristiques personnelles contenues dans un tableau sont : Civilité, Nom, Prénom, Email, Numéro de siège. Ces lettres seront produites de manière automatisées, vu le nombre de personnalités et les possibilités de changement à la dernière minute.

Solution : le publipostage ou mailing

La solution à ce problème est le publipostage ou mailing. Le Publipostage consiste à envoyer une lettre générique mais personnalisée en fonction de leurs attributs spécifiques à plusieurs destinataires. Il peut servir à envoyer des invitations comme dans le cas d’Elyth® Academic Publishing™, mais aussi des convocations des candidats à un examen, des lettres de relance, etc. En fait, la technique de publipostage permet de produire presque tous les « états » de base car, il n’y a pas de différence en informatique de gestion, entre une invitation, une convocation, un relevé de notes, etc. Ce sont des états aux informations tirées d’une base de données. L’envoi peut se faire aussi bien par la poste physique comme par la poste électronique (e-publipostage ou e-mailing).

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Mailing : The Big picture

La réalisation du publipostage se fait en quatre grandes phases, avec souvent des allers-et-retours de perfectionnement du travail :
* Conception et réalisation du modèle de lettre
* Structuration et saisie des données
* Liaison entre le modèle et les données
* Génération des lettres personnalisées.

Conception du modèle de lettre

Procédure

* Avec Word, créer un fichier et l’enregistrer sous ModeleInvitation.docx
* Proposer le texte d’invitation des Personnalités d’Elyth®, en prévoyant les zones indicatrices de champs de fusion, d’abord comme des indicateurs en jaune ou en gris.
* Sauvegarder et fermer le document.

Les données

Les données peuvent provenir d’un tableau Word, d’un tableur Excel ou d’un logiciel de base de données. Dans Word, il faut juste créer un tableau sans ligne vide avant le tableau. Chaque colonne représente un champ ou une rubrique. Chaque ligne représente un enregistrement. Les six premières personnalités sont présentées comme ci-après.

Procédure

* Créer un fichier et l’enregistrer sous DonneesPersonalites.docx
* Sans taper un seul caractère, insérez un tableau à 5 colonnes.
* Saisir les données ci-avant dans le tableau
* Sauvegarder et fermer le document.

La liaison entre le modèle et le fichier de données

Procédure

* Ouvrir le document modèle : ModeleInvitation.docx
* Activer le menu publipostage.
* Utiliser si possible l’Assistant publipostage.
* Choisir le type de document : Lettres-types
* Sélectionner les destinataires : Utiliser une liste existante. Parcourir les répertoires et sélectionner le fichier : DonneesPersonalites.docx

L’insertion des champs de fusion dans le modèle

Les zones de champs prévues dans le modèle sont nourries par les champs du fichier de données. Il faut insérer les champs de fusion dans le modèle aux endroits prévus à cette fin : « Titre » – « Nom » – « Prénom » – « Email » – « Numéro ». « Titre » est inséré à trois endroits. « Numéro » est inséré en face de « n° » pour le numéro de siège attribué.

La fusion vers un document modifiable

Word offre l’aperçu du résultat qui montre une lettre à la fois. Il faut ensuite « Terminer et fusionner » vers un document contenant toutes les lettres. Vous êtes prêt maintenant à imprimer effectivement sur votre imprimante ou envoyer par email. Vous avez réussi !

A propos de l’auteur

Magloire LANHA est Professeur Titulaire (Full Professor), Agrégé des Facultés d’Economie et de Gestion.
Il est auteur de nombreux Articles, Manuels, Logiciels et Formations en ligne sur le site d’Elyth® : www.elyth.net.
Vous pouvez lui écrire à l'adresse : maglanha@elyth.net

© ELYTH® INSTITUTE™ - PUBLIE 1er MAI 2017 - MIS A JOUR 1er MAI 2017